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一小时学会PPT——如何巧用图表来表达您的成功思想

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发表于 2009-11-12 16:09:00 |显示全部楼层 | 阅读模式

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随着商务交往越来越多,企业之间商务合作、下级向上级汇报工作都少不了使用PPT,如何能用最短的时间掌握PPT的商务表达技巧,成为很多成功人士渴望学习的必修之课。围绕这个问题,我们经过总结和回顾,分享一些方法给大家,希望能够对读者有帮助。

首先,我们要明确一个好的PPT有什么特点,这样才能更好地学习。我们认为一个好的商务PPT有以下三个特征:

一、好的PPT能够准确表达撰写者的核心思想;
二、一个好的PPT能够将所有题目连起来形成一篇精彩的文章;
三、好的PPT干净利落,没有废话。

所谓好的PPT有一个核心思想指的是PPT准确反映了撰写者的心声,通过明确的数据和相关的论证,表达有深度的思想,让阅读者一看,“啊,想的真深刻啊!”。

其次,好的PPT能能够将题目连贯起来,也就是将每页PPT题目连起来念一遍,能否感到是一篇层次递进、逻辑清晰的好文章,清晰的表达了撰写者的观点。最后PPT要“干净利落”,表达内容绝无废话,让人读起来,痛快淋漓,观点清晰,论证严密。当然这些心得让您先树立起好的PPT的标杆样子,这样围绕这个PPT的目标,结合自身的长项与短板才能更快地提高。


其次,如何做才能将您的PPT快速提升呢,华恒智信顾问公司经常为客户提供专业的商务报告,总结出三点:


第一:报告准确表达你的观点,只为你的目标客户服务。


一定要避免APK综合症。其典型症状就是报告者更关心的是他把什么东西放到了图表中,而不是听众可以从中获取什么。使用图表做报告,很多人都会犯一个通病,那就是我要把尽量多的信息都放到图表中,图表看似信息很多,但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息,反而使得图表的价值大大降低。为了做好报告,我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息,但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的,是没有多大意义和价值的。我们产生价值的地方,就是通过自己的思考,把这些杂乱无章的信息进行整合,提炼出有价值的东西,这才会是对方感兴趣的东西。做报告,一定不是一味的“给予”,做报告是要给听众传达信息,只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时,才会起到更好的效果。因此,一定要首先想清楚对方想要听的是什么。


第二,多用各种图形、图表来表达和印证你所要表达的观点。


选择图表的逻辑顺序是:在弄清楚听众感兴趣的东西之后,首先要做的就是结合其关注点,决定自己想要表达的信息。然后根据信息来确定相对关系,进而确定恰当的图表形式。


(一)图表的五种基本形式:饼状图、条形图、柱形图、折线图和散点图。


(二)其中根据数据分析出的相对关系,最常见的类型一共有五种:


1.成分相对关系:显示各部分占整体的比重,即每一部分所占的百分比。其所要表达的关键词是:份额、百分比、预计将要达到的百分之多少。例如:2007年A公司的市场份额占到整个行业中的40%,主要采取的图表表达形式是饼状图。


2.项目相对关系:显示各项目的排列顺序,我们想要比较事物的排列方法是差不多,还是一个比另一个多。其所要表达的关键词是:大于、小于或者大致相当。例如:4月份A产品的销售额相当于B、C两个产品的销售总和;在各项指标中,顾客满意度排名第二。主要采取的图表表达形式是条形图。


3.时间序列相对关系:这是一种最为常见的相对关系,展示随时间推移所产生的变化。即所占的比例或者额度随着每年、每月、每天的变化趋势是怎样的。其所要表达的关键词是:变化、增长、下降、上下波动等。例如:投资回报在过去的5年里急剧下跌;员工满意度从2006年以来逐年提升。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图,更多时候是两者的相互结合。


4.频率分布相对关系:展示各有多少项归入一组数值范围之内,即各数值范围内包含了多少个项目。其所要表达的关键词是:从X到Y, 集中、频率与分布等。例如:某公司月收入从3000元到5000元有多少人。主要采取的图表表达形式是柱状图和折线图。


5.相关性相对关系:展示两个变量的关系是否符合预期的模式。其所要表达的关键词是:…随…而增长,随…而下降,与…有(无)关等。例如:订单的大小与客户的收入成正比;员工满意度高与业绩没有直接关系。主要采取的图表表达形式是条形图和散点图。


第三:必要的文字说明、简单的箭头和框图来传递你所表达思想的逻辑关系。


1.运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如:在大量的数据中,有一两个数据是我们要特别强调的,可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。


2.运用“视觉性比喻”形象表现想要阐明的信息。视觉性比喻包括日常能够看到的事物,比如用两只紧握的双手表示合作与共赢,用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性,从而加深听报告者的印象。


3.重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观,但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听报告的时候没能来得及看你的文字说明,但事后可能会再仔细去看,如果图表下有比较详细的备注的话,会有利于他理解图表并看懂报告。


4.制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息,不要企图用一张幻灯片或者图表表达出你所有的观点。而且“用1张幻灯片中陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述1个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于读者或听众吸收,并使其将注意力集中在一个观点上,增加易读性。


总之,善于思考和总结、有思想和善于表达的人才能把PPT学会学好,没有思想的PPT是废纸一张,你的PPT中你要明白什么时候是在打太极,什么时候是一招制敌。漂亮的PPT本质上是打太极,真正要表达和印证的还是你的核心思想。

[此贴子已经被eleven于2010-4-4 17:58:46编辑过]

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发表于 2009-11-17 09:14:00 |显示全部楼层
销售风险控制-业财融合进阶        2020.07.14 (周二)
PPT只是一种演示工具而已,是传达的其核心思想的一种方法.
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