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[分享]企业业务流程评述:库存成本调整流程

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ECFO注册半仙、抬杠师

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发表于 2010-4-21 15:26:00 |显示全部楼层 | 阅读模式

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库存成本调整在ERP系统中的地位,可以用一句话概括,“流程小但是影响深远”。这主要是因为库存成本是成本管理的基础。若库存成本不准确的话,则在ERP系统中,任何一个涉及到成本的内容,都会受到影响。故在一些采用了成本模块的企业来说,库存成本调整是一个关键流程。

  下图是一家客户的库存成本流程图。笔者将对这个流程中的注意事项进行逐一的讲解。希望通过这个讲解,可以让大家对这个流程的重要性有一个更加深刻的认识。也帮助大家消除一些操所上的失误。



第一步:库存成本调整需求。

  在什么时候需要进行库存成本调整呢?如企业有时候会发现,ERP系统中有些材料有数量但是没有金额;或者数量为零,但是却有金额,等等。遇到这种情况,就需要运行库存成本作业对库存成本金额进行调整。一般情况下,如果企业遇到如下情况的话,就需要进行库存成本调整作业。

  一是人为疏忽所导致的。如当某个材料的原材料价格错误,但是财务已经结帐并且进行了库存成本结帐的情况下。为了使得库存成本与实际帐务成本一致,就需要利用“库存成本调整作业”,对原材料的库存成本进行调整。这是企业在工作中,遇到的最常见的一种情形。

  二是在成本模块刚上线的时候,也需要用到这个作业。由于ERP分阶段实施,进销存管理与成本模块往往在不同的时候上线。如笔者在实施ERP项目的时候,成本模块往往在其他模块上线后半年到一年内才进行成本模块的实施。因为成本模块结果的正确性要依赖与其他模块的正确结果。故在成本模块上线之前,ERP系统中的库存成本跟财务帐上的库存成本就会有一定的差异。此时,就需要运行库存成本调整作业,进行调整。如此的话,成本模块才能够得出正确的结果。而且,在成本模块刚上线的几个月内,成本会计手工帐要跟一系统帐一起做。在月底的时候,由于系统操作不熟悉,两套帐之间往往还会存在一定的差异,此时,也需要利用库存成本调整作业进行调帐。到一个磨合期过了,库存成本调整作业发生的频率就可以大幅度的减少。

  三是一些会计上的处理。如国家会计法规规定,需要在一个会计期末对企业的库存存货进行评估,要按可变现净值与库存成本疏低的原则,确定库存成本金额。有些企业为了处理的方便,这个往往是手工进行处理。结果出来后,再用库存成本调整作业调整ERP系统帐上的库存成本。在一些上市企业以及国有企业中,这种情况发生的比较多。而在中小企业中,往往视国家的法规与不顾,在月底不会对库存存货进行评估。

  四是对半成品成本的归集。有些企业为了处理方便,在ERP系统中不进行半成品成本的归集,而是靠人工统计。对此,为了把半成品中的发生的人工费用与制造费用归集到半成品的成本中去,就需要利用成本调整作业,把这些费用归集到半成品中。这也是企业经常用到的一种情况。

  另外需要注意一点,库存成本调整只是调整库存的金额,而不调整库存的数量。这在ERP系统维护的时候,要特别进行提示。若库存数量不准的话,则需要通过其他单据,如库存调拨单或者入库单等单据进行调整。

  第二步:调整单输入。

  在ERP系统中,调整单的生成有两种方式。一是手工生成,二是自动生成。当成本会计在平时工作的时候,发现某种材料的库存成本有错误,就需要手工开立成本调整单进行调整。而自动生成成本调整单的话,则往往是对应一些特殊的作业。如对于一些无数量有金额或者有数量无金额的物料,可以让系统自动生成成本调整单,进行调整。由于ERP系统中,成本金额往往还考虑到制造费用、人工费用等等,所以,由于运算精度的原因,往往企业库存中没有原材料或者半成品了,但是,系统帐上还存在一定的成本金额。所以,针对这些物料自动生成成本调整单的作业非常的有用。一般在月底的时候,成本会计都要运行一下这个作业,以确保库存成本的准确性,减少这些特殊材料的干扰。

  在调整单金额输入的时候,需要注意,这里输入的是一个总金额,而不是单位成本。ERP系统接受这个总金额之后,就会根据一定的原则,对材料的库存成本进行调整。以满足发料成本、产品成本统计的需要。

  第三步:相关人员审核。

  ERP系统中的成本调整单,支持多个级别的审核。因为成本调整单涉及到企业资产的增加减少,所以,企业往往对这个单据的审核比较重视。如笔者这家企业,就采取了两个级别的审核。

  当库存调整单填写无误后,成本会计就要把单据递交给财务总监进行审核,然后再给总经理进行审核。两道审核关,可以保障成本调整单的准确性。最重要的一点就是不发生返工现象。笔者在以前系统维护中,有时会财务部门审核了,但是,总经理却不同意这么处理。毕竟莫名其妙的企业资产减少了,总经理当然不同意了。所以,由于跟总经理沟通不畅,导致需要对库存调整单进行反向调整。那么,处理起来就比较复杂的了。为了避免这种情况,在实际工作中,企业还是需要在总经理等高层领导确认过后,再对成本调整单进行处理。

  第四步:系统调整单确认。

  当成本会计把成本调整单给各个领导审核过后,系统还不会对系统帐进行调整。而是需要成本会计在成本调整单上运行“调整单确认”作业,才会在系统中进行帐务的调整。这主要是因为:

  一方面,库存成本调整是一个比较专业的内容。若系统在帐务调整的时候,出现什么问题的话,往往只有财务部门的专业人员才可以进行处理。所以,把库存帐务调整跟系统单据审核区别开来,以提高库存成本调整的准确性。这种情况,在ERP系统中是特列。大部分的单据,都是审核的时候进行帐务的调整。

  另一方面,若ERP系统帐务调整成功后,系统会对结果进行一些提示,以方面财务人员后续的处理。如会提示调整的差额计入到哪个会计科目,自动生成的调整单凭证单号是多少,等等。这些信息对于成本会计处理后续的作业来说,是非常重要的。

  综合以上两方面的原因,就把系统帐务处理跟单据审核独立开来。让成本会计手工的触发系统帐务调整后台作业。当然,不同的ERP产品在这方面可能有不同的设计。用户还是需要跟自己ERP系统的实施顾问进行沟通,寻找一个合适自己的解决方案。

  第五步:调整单凭证。

  在财务处理中,库存调整单不能够作为他们做帐的依据。财务人员在做帐的时候,必须要依靠调整单凭证。在ERP系统中,可以根据库存成本调整单自动生成调整单凭证。如此的话,可以省去用户手写凭证的麻烦。

  为了提供凭证制作的效率,用户最好能够遵循如下规则。

  一是在调整凭证单据初始化设置时,指定具体的会计科目。如此的话,系统自动生成调整单凭证后,不需要进行更改,就可以直接审核打印。

  二是为了让凭证打印更加的规范化,企业最好能够实现套打。也就是说,企业从市场中购买符合国家标准的带格式的凭证。然后打印的时候,只打印实际的内容。如此的话,打印出来的凭证可以直接作为记帐凭证用。而用户不用再手工的开立凭证。这就可以大大的提高员工的工作效率。

[此贴子已经被作者于2010-4-21 15:39:08编辑过]
erp渗透到社会的各个行业,因此,需要融财经、证券、管理、会计、统计、物流、计算机等专业知识为一体的复合,我将为此而努力奋斗. QQ:578574035

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发表于 2010-4-21 16:10:00 |显示全部楼层
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写的好,学习中
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发表于 2010-5-2 23:39:00 |显示全部楼层
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学习了,有没有生产领料的成本流程
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发表于 2010-10-6 16:19:00 |显示全部楼层
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学习了,真不错.
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发表于 2010-10-26 11:13:00 |显示全部楼层
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系統的分析問題,很好。

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发表于 2011-1-12 21:48:00 |显示全部楼层
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这个题目好,有待细读
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发表于 2011-6-24 09:25:00 |显示全部楼层
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库存成本调整中存在其他相关因素;如滞库差异分摊账务处理;流程中还需采购归口部门录入。
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