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[分享]不容忽视的ERP主数据维护

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ECFO注册半仙、抬杠师

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发表于 2009-9-29 22:34:00 |显示全部楼层 | 阅读模式

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不容忽视的ERP主数据维护

ERP系统的主数据维护是系统的基础。我们可以这样认为,如果系统的主数据内容非常丰富,那么系统的功能一般也是比较完备和丰富的。因此,主数据是ERP系统的基础,系统功能是上层建筑。主数据维护功能在系统中占有非常重要的地位。主要表现在如下方面:
主数据的准确性:对于任何计算机系统来说,输入的是垃圾,输出的一定也是垃圾。企业实施ERP系统,碰到的最大的困难之一也就是基础数据的准确性。主要表现在人员信息的准确、物料数据的准确、客户和供应商数据的准确。
人员信息的准确主要体现在人员是经常变动的,有的时候是人员的进出,有的时候时岗位的调动,也有时是岗位权限的变化。增加人员,给人员设置用户名、密码,设置权限,分配角色是系统管理员的日常工作。但是,大多数的ERP系统对这样既频繁又重要的功能设计显得粗糙和简单。人员信息的任何变动是一个流程性的工作,需要审批流程的支持,否则无法保证这项工作的严谨和准确。系统中人员的增减一定要和人力资源相对应的工作流程结合起来,成为其中的一个重要环节,才能保证不遗漏、不滞后。
大多数系统都设有角色,可以将角色分配给人员,以减少系统管理员的工作量和便于统一管理。一名人员可以分配多个角色,角色必须与地点、职位相关联。例如,一个总公司的财务主管,可能兼任分公司的财务经理。那么,当他登录总公司的时候权限是财务主管,登录分公司的时候权限是财务经理。
人员信息的唯一性对许多公司来说也成了一个比较难处理的事情。使用用户编号可以解决重名的问题,但是并不能解决部门调动带来的问题。比如,一个销售员发生了调动,从A部门(公司)到了B部门(公司),但是A部门(公司)的业务需要一段时间才能结束,是不是需要为他重新设置一个新的用户编号?较好的解决办法是通过人员信息层级的管理。可以设置一个人员通信录,记录人员的基本信息。其他信息可以记录在下一个层级,通过分配的方式形成各部门(公司)的人员信息,这样对于一个人员,用户编号是唯一的,但是在不同的组织机构中可以存在不同的岗位和角色。
同样,物料主数据、客户和供应商住数据也都存在层级的问题。尤其是在集团化管理的系统中,显得尤其重要。往往同一个物料,在不同的组织中需要为它定义不同的物料属性,如ABC、类别、订货周期等等,需要把基本的部分抽象出来放在集团的层面上来定义,由下级组织机构来分配使用,下级组织机构再定义各自特色的其他主数据属性。
主数据维护是一项流程性的工作,尤其是主数据进行了分层设置和管理以后。但是,企业的主数据维护往往是即时性的,也就是说当业务员需要在系统里增加一个商品型号的时候,往往客户就在门外等候。如果要完整地跑完一个主数据添加的审批流程,可能客户已经不再是你的客户了。因此,好的主数据输入功能模块,应该可以应付这种情况,对主数据的各个字段和属性有必填项、非必填项、紧急、非紧急的区分。对于做成一个订单所必须要的字段,设置为紧急必填,只要维护好了就可以下订单。对于用于统计分析的字段信息,可以设置为非紧急的必填项,系统应有功能提供一段时间内的自动收集、提醒通知责任人完成其他字段的补充。
主数据的维护既是日常性的工作,也会有阶段性的工作。往往阶段性的工作是大数据量的批量更改工作,如价格调整、类别调整等等。因此,系统要有批量处理和调整的功能。
主数据的唯一性应该分两个层面来看待。第一个层面容易解决,无论是物料还是客户,一般都是通过代码来进行系统级的唯一性保证。也就是代码是唯一的,但是真正的不唯一却经常发生在后一个层面,如同一个物料在系统内有两个代码,这两个代码只是相差一个空格或者一个逗号;同一个客户有两个客户编码,一个是全称一个是简称。这就需要系统在输入界面上提供一种可以发现这种差错的工具,如关键字查询。当然,不可能完全杜绝这种情况的发生,这就需要建立一个处理这种差错的工作流程,系统能提供支持这种流程,如客户信息的合并、物料的合并调整。当然,这并不那么简单,因为往往是两个客户编码名下都已经发生过业务。需要合并的物料往往有库存,有正在执行的采购等等。
主数据维护的重要性还体现在效率和系统严谨性上。如果不对价格权限、信用权限维护,你就无法使用对应的功能。如果你决心把这些数据维护好,你会发现这是一项多么耗费人力的工作。这是一项持久的工作,并且在此项工作中建立起用户对系统的信任和信心是如此的重要,一旦你的数据有那么几次不准确,用户就会失去对系统的信任,那么这个时候1%的信息失真带来的后果是99%的信息维护工作功亏一篑。这将对你的用户和你自己的自信心产生最大的打击。
主数据的维护工作占了ERP系统工作的大部分,他所涉及的面非常广泛,它不仅需要有系统功能的良好支持,更加重要的是管理流程的完善。因此,要能成功实施ERP和运用好ERP,千万不要忽视了主数据的维护工作
erp渗透到社会的各个行业,因此,需要融财经、证券、管理、会计、统计、物流、计算机等专业知识为一体的复合,我将为此而努力奋斗. QQ:578574035
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发表于 2009-9-29 23:05:00 |显示全部楼层
销售风险控制-业财融合进阶        2020.07.14 (周二)

对呀,这个工作太重要了,而且这是个重要的管理工作,不要指望系统能解决这些问题,这些需要财务经理们首先担负起这个责任来,系统才能真正发挥作用,企业管理才能真正得以改善,千万不要既希望于:它是一套傻瓜系统,能完全满足你的心意。事实是,这完全是一套傻系统,你不尽心尽力,它啥也做不好。

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发表于 2009-9-30 08:57:00 |显示全部楼层
疫情危机下,企业如何度过现金流难关?

頂下,

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发表于 2009-9-30 09:54:00 |显示全部楼层
北淼谈职场

信息化得成功实施和运行,基础信息的完善很重要,这一点楼主总结的非常到位。上了ERP系统,就要严格按照他的流程来走,但是当出现一些问题时,就要分析原因,对于流程,以业务为导向,该简化的简化,该后期补充的补充,且不可生搬硬套。

毕竟,中国的很多公司的管理并不是非常完善。后期的运行,同样要考虑业务的变化等情况,不断地适应和改革,这样的系统才是一个好的信息系统,而不能为了上系统而不顾业务的实际,那也就失去了信息化的真正意义,毕竟信息化的最终目的还是为管理服务的。

[此贴子已经被作者于2009-9-30 9:55:03编辑过]
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发表于 2009-9-30 10:33:00 |显示全部楼层
e讲堂年卡

日常维护很重要

向同行们学习,交圈内朋友。
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ECFO注册半仙、抬杠师

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发表于 2009-9-30 14:47:00 |显示全部楼层
销售风险控制-业财融合进阶        2020.07.14 (周二)

希望我能做好它。

erp渗透到社会的各个行业,因此,需要融财经、证券、管理、会计、统计、物流、计算机等专业知识为一体的复合,我将为此而努力奋斗. QQ:578574035
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