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电子发票难归档、难管理?用它就能搞定

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发表于 2020-9-28 13:57:10 |显示全部楼层 | 阅读模式

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发票是财务老生常谈的的话题,有句话说的好:“发票虐我着千百遍,我待发票如初恋”。个人觉得非常形象。从纸质发票与电子发票并存一直到电子发票的主场,围绕发票开展的工作从未停歇,反而逐渐上升。例如电子发票验真、避免重复、过渡期发票的管理,每个环节都需要关注。但由于管理方式的原因还是存在着很多问题,不但使工作量倍增,同时也会存在很多风险。
通过调研发现医药、餐饮、电商、零售等很多行业都步入电子发票时代,因为对于开票方来说电子发票没有打印纸质的成本,可以说是起到降本增效的作用。但是从企业收票角度来看,电子发票的报销、入账环节就显得力不从心,传统线下纸质发票的管理模式无法做到有效的归档、数据归结、存储,内部潜在的发票风险,以及外部大力度税务稽查成为了企业财务合规最大的隐患。
根据财政部2020年6号文件规定,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。2020年9月10日国务院办公厅通知提出,全面推广企业开办“一网通办”,在加强监管、保障安全前提下,大力推进电子营业执照、电子发票、电子印章在更广领域运用。诸多政策的推动,发票无纸化将会有实质性的进展。根本解企业决电子发票的归档管理问题变得尤为急切。
传统线下管理模式,员工报销的电子发票会通过内部沟通工具传输过来,这时需要重命名报销人员的相关信息,手动输入票面要素进行中验真工作,再通过手动摘取发票信息建立台账,之后需要保存至本地,最后打印出来。一张电子发票流程可能需要几分钟,费时不说做的工作毫无效率可言。另外有一个明显的问题,后期外部审计和税局来查你,让你通过电子打印件找到电子发票原件,该怎么办?毕竟原则上电子发票原始电子凭证才是基准。
怎么才能高效查验查重、建立发票数据台账、妥善的归档保存原件?通过费耘电子发票管理系统是可以实现的;系统支持批量上传电子发票进行归档保存,可以本地以及卡包、邮箱导入形式。上传至电子发票系统中后,进行电子发票原件的查重、验真。通过识别提取发票信息,自动根据报销人、供应商等数据要素进行分类归结,相比手动输入摘取更高效。
报销人员还可以通过员工账号,进行的电子发票录入,财务在系统中同步审核。流程可视化,过滤不符合报销制度、重复的发票,从收票源头保障了发票的真实性,通过集成OA等企业管理系统,实现自动化发票管理。
现阶段企业收到的电子发票量占比以20%的增速上涨,电子发票存档显得尤为重要,打击发票违规、税务稽查的力度将会非常大。合规优化的电子发票管理流程是企业良性发展的基石,同时也可以应对税务稽查防范税务风险。

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