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财务人的界面管理

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发表于 2020-1-22 13:56:52 |显示全部楼层 | 阅读模式

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财务人的界面管理
界面一词,来源于工程技术行业,主要用来描述各种仪器、设备、部件及其他组件的接口。后兴起于互联网领域,指用来设计、执行、评价、维护及管理和集成在一个统一的对话模型里。

专业语言听起来比较拗口,大致意思是所有后台的技术、设计、维护程序等最终都要以一种对话模型方式(可以多样)呈现出来,这种呈现方式就称之为界面。

界面通常要具有客户思维,因为可以通过界面让客户增强体验感和了解其内容,进而产生更多的需求和互动。

具体到财务领域,说得通俗一些,界面管理就是财务人的专业形象,无论你有多少内涵、才华和底子,别人往往是通过界面接触开始了解你的。如果同时有两个小姑娘来公司面试,在没有深入了解专业程度以前(或假定专业程度一样),一个是干净利索说话有观点,一个是邋遢犹豫又啰嗦,你会选哪一个?

可财务人自己对界面管理却往往没有那么在意,更看重后台的技术、设计及维护等。

当我们兜兜转转,一方面在自我领域里陶醉,另一方面却不被外人所认可,懂得技术越多越发现管理中栽的跟头越大的时候,才恍然回神是不是忽略了某些因素,而这些被忽略的因素中就包括界面管理,今天我们就来聊聊关于财务人界面管理的话题。

财务人的界面管理通常有哪些
     按照以客户为导向的思维,先来看看对财务的需求方都有哪些?
图片4.png

      围绕这些需求方,来看看他们的关注点是什么?
图片5.png

      围绕这些需求,来总结下财务人的界面管理体系

(一)董事会、股东方面
项目支持:项目推动有结果、项目参与有思考、项目评估有前瞻

政策响应:政策思考有深度、制订政策思落实、政策变化有响应

报告分析:了解业务有观点、分析原因能下钻、改善落实有跟踪

(二)高管和其他部门利益方面
高管:外部委派有管理、关键业绩有反馈、绩效评估有依据

相关部门:归口分摊有规则、反馈问题有响应、政策变化有通知

(三)外部相关部门方面
供应商客户:往来清晰有依据、款项收付有记录

政府部门:上报数据依标准、处理问题够及时

                     如何才能做到
认识界面管理:界面管理是一个管理者必备的技能。不管我们喜不喜欢,愿不愿意,如果没有良好的界面,别人对我们的认识只会停留在主观臆断层面;如果没有良好的界面,不管我们有多少水平和才华,那只是关起门来自娱自乐而已,不会被人所广为认知,更不用谈互相交互和协同了。

以客户为导向:不是按我们喜欢的方式做事,而是对方更喜欢以什么方式呈现;不是我们会什么,而是对方的需要如何才能做到;不是我们觉得有多没必要或多麻烦,而是别人觉得非常紧急要马上处理;不是我们认为有风险或没搞懂就暂时不碰,而是我们的建议只是做为一种参考意见而已。

分类管理界面:当我们认识了界面管理的重要性和扭转过来以客户为导向的思维后就会明白,我们要按照别人的期望来塑造自己的专业价值,从而树立自己部门的价值观和营造财务部整体的文化氛围。

                  具体到工作中怎么做
一、常规类(窗口界面)

费用审核:费用审核按标准依制度、守原则重方式,遇无法正常办理的告知无法通过的原因;要填写的单据样表张贴至费用会计处醒目位置,样表准备齐全;审核等待时间太长准备单独座位及零食减少焦灼感和产生摩擦的可能。

款项支付:款项支付按流程、环环相扣有把关,审批结束后的款项支付快速高效;遇内部原因无法正常当日支付的通知经手人知晓并告知外部相关人或单位。

发要开具及收取:发票开具及收取标准有公示,发票相关知识定期有培训,发票领取传递签收有登记;合同签订环节款项发票内部有对接外部有约定,减少后续不必要沟通成本。

二、对接类(软实力)

问题处理:收到外部门反馈问题不推诿,查清原因后及时反馈处理有跟踪,跟踪问题有时间节点。

协同响应:涉外沟通需换位,不单纯站自己角度思考所有问题,遇紧急情况有大局观,敢于担当快速处理解决问题。

规则约定:涉及相关利润中心、事业部的利益数据,规则要提前约定并沟通到位,定期核对确认无异议不留隐患。

定期培训:培训也是沟通的一扇窗口,借助培训把财务的专业、工作方式、工作理念传导给大家。但培训方式不能教条,要便于理解、有可操作性方能达到效果。

三、支持类(硬本领)

分析改善:能通过数据发现公司业务实质背后的根源,发现决策者没有关注和忽略的问题,通过数据验证提出观点和改善建议。

参与洽谈:无论项目参与还是重要谈判沟通洽谈,但凡出场都提前做功课,不说外行话,不打无准备之仗。

战略讨论:既不唯唯诺诺,也不断章取义,参与讨论有思想,发表观点有依据。

四、信息类(风险应对)

       职业习惯:离开电脑关屏幕、携带传递文件需遮盖、发送重要数

       据设密码、汇报工作拿笔记本、重大资金支付需电话确认、公司资金周转紧张不讨论、公司重要数据及信息不讨论不传播。

       数据传递:数据归口有管理、对外提供需审核、数据存档要定期、对外邮件需核实身份、主送抄送人员要分清。

五、文化类(团队塑造)

部门氛围:工作可以复杂,但整体氛围简单,部门内公开透明;新老交替融洽;工作建议可以畅所欲言;员工重要节日(生日、入司纪念日等)有仪式感。

工作习惯:凡事对事不对人、遇问题第一时间先解决问题然后才是追责、重复的问题不能重复发生、工作可以代办责任不能随之转移、榜样的力量是无限的,鼓励榜样。

小结一下,财务人要管理好自己的界面,要做到:

界面干净整洁,不懒散

处理问题及时清晰,不拖沓

问题响应快速,不延误

坚持底线制度,不松懈

说明观点有依据,不妄论

面对新型业务学习,不落伍

最后做个总结吧,财务人既要会埋头拉车也要会抬头看路,理解界面管理的重要性,按照以客户为导向的思维来思考别人对我们的需求,结合这些需求,来分类管理我们的日常界面展现方式。

你get到了吗?


木  易
不以硅步,无以致千里
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发表于 2020-1-23 08:37:08 |显示全部楼层
个税汇算清缴的应对方案  2020.03.05 (周四) 杨明
财务人的标杆,值得学习!
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发表于 2020-1-29 16:27:52 |显示全部楼层
您的文章,每次读来都有收益,感谢分享!
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