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财务标准化工作利器-清单管理

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发表于 2019-11-28 10:29:13 |显示全部楼层 | 阅读模式

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财务标准化工作利器-清单管理
作为财务管理者的你是不是常有这样的苦恼:部门人员一调岗更换、一离职招新,有些关联工作就会受到影响,总要一到二个月方能完成过渡;有些传统的常规工作明明一直在做,却总是这有瑕疵那有纰漏。你一遍遍的教,一遍遍的强调,说得自己都厌烦了,可工作依然没做好。

你每天的角色不是补漏员就是消防员,这些琐碎的工作占据着你大量的时间,耗费着你大量的精力,想挣脱都挣脱不了。年度汇报工作,一细数发现自己做的都是鸡毛蒜皮的小事,有价值有创造的工作没做几件,你自己都不好意思开口去讲。

你经常在想,别人做了管理岗都是一幅悠然自得的样子,怎么到了你这里就成了苦哈哈的难差事了。难道别人有什么你不曾懂的技巧,有什么你不曾会的诀窍?事实上,你和别人工作的差距在于没有把常态的工作标准化,没有把人人都会的工作清单化。清单管理虽不是财力标准化工作的唯一工具,但却是重要的利器。

今天我们就来聊聊财务工作中清单管理的话题。

之前曾看过几本有关清单管理的书,当时有些不以为然,认为工作中这些事情自己都是清楚的,直到最近在实际工作中不断尝试使用清单后清晰感受到其带来的变化后才彻底改变了看法。

改变对清单管理看法的事情
给大家讲个发生在身边的故事。

故事背景:我们财务部有终端出纳岗:物流出纳岗和查款岗(随终端一起办公的负责查款、对帐、收款、查验单据及监督往来的岗位),因为是终端岗位,每次遇节假日其他人休息的时候这两个岗位要正常工作,所以就有了需要其他人正常替班的安排。

事件经过:可问题来了,每次只要终端岗休息其他人值班,终端岗上班第一天就要解决各种遗留问题,以至于当天的正常工作就要延后,该出的报表出不来,该冲的往来没有冲,该要的分析数据没有,每次开会讨论都是问题多多。

最严重的一次发生在十一假期之后,因为七天假期,值班的人不是同一人,上班后更是堆积了大量问题,导致要出的相关报表延迟几日都未收到,我问报表为何延迟,她嗓音沙哑、神情沮丧、低头不语,明显情绪积累到了一定程度。

解决方案:我一面做劝慰一面详细了解原因,组织财务全体人员开会讨论后得出的结论为:大家明白终端岗虽是基础岗位,但对后续的工作关联极大,都表示值班时愿意认真负责,愿意严格按标准去走,但问题是不知道要做到哪种程度才算是符合标准?
问题的症结找到了:不是大家不愿意,而是不知道怎么做才符合标准,这时要求终端岗按值班的详细工作要求梳理清单,终端岗欣然接受。几经修改,两个终端岗值班清单新鲜出炉,如下图所示:
图片1.png 图片11.27.2.png

每次值班人员下班前会在群里发值班检查清单并核对无误后签字发财务群里接受大家监督。

结果完全在预料之中,每次遇人值班都在群里发清单,账再也没有乱过,再后来终端实操成了财务晋升晋级指标之一,参与考核的人全部通关。

同样的工作梳理思路,我们又梳理了月末结帐清单、税务自查清单上、分仓筹备工作清单,大家似乎已经觉察到了清单的妙用,接下来还会把财务部常态要做的工作都梳理一下。

清单循环的妙用
能查漏补缺:列清单相当于把工作又重新审视思考一遍,看看哪些事项虽然之前一直在做,但是并没有清晰的标准,哪些事项中间缺乏关联导致无法有效衔接,哪些是制度缺失需要重新修订。

总之,如果不列清单,你认为脑子很清楚,但列的过程会发现并非如此,而通过这个过程则可以达到查漏补缺的目的。

能监督实施:只列出清单只是完成了思考的一部分,要真正让清单发挥作用,还需要具体的实施推行,因为工作能否按清单逐项落实并最终产生结果都需要过程检验,而这个推行的过程恰恰能起到监督实施的作用。

能修正工作:有了清单和操作执行这两个步骤,还需要最后一环,定期对清单进行更新,因为世上没有一劳永逸的事情,公司在不断发展,业务形态会不断发生变化,而变化的环境会导致清单要素发生改变,如果不定期更新和修正清单,最后的结果将会与目标背道而驰。

总结一下,清单循环只需三个关键步骤:列清单、监督执行、更新清单
微信图片_20191127144632.png

                                                                                                  如何列工作清单

清单与备忘录的区别:清单不是备忘录,不是事项提醒,而是把工作流程和标准以清单的形式呈现出来;

列清单的注意事项:列清单不是像流水帐一样只列事样就行,更不是只笼统的写个大概,要以操作执行的人看得懂、可量化执行为目标,清晰出来具体事项和标准;

完整的清单包含内容:工作事项(什么事)、工作标准(具体要求,要可量化)、结果输出(最后执行结果)、责任人(谁来做)。

如果你每天的角色不是补漏员就是消防员,琐碎的工作占据着你大量的时间,耗费着你大量的精力,想甩都甩不掉、、、、、那就试着把你的工作思路理出来标准,把工作标准化一下,试着尝试一下清单管理,不管对自己还是对员工,可能你都会有新发现。


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木  易
不以硅步,无以致千里
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发表于 2019-11-28 15:40:48 |显示全部楼层
财务绩效考核的面谈如何有效进行?
挺不错的东西
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发表于 2019-11-28 16:02:41 |显示全部楼层
确实是一种好方法和习惯,谢谢分享!
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发表于 2019-12-2 21:24:06 |显示全部楼层
非常好,强大的理论与实践经验相结合。互为补充!好东东。
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发表于 2020-1-8 13:51:19 |显示全部楼层
很实用的方法,可以借鉴到日常工作中
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