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不同行业的企业该如何选择财务软件?

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发表于 2019-11-5 11:33:51 |显示全部楼层 | 阅读模式

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企业该如何根据自己的行业选择财务软件?


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发表于 2020-3-22 08:43:36 |显示全部楼层
利润中心的规划与实施方案        2020.08.11 (周二)

正好最近在琢磨这件事,就是一个财务总监负责主导财务软件,甚至是公司ERP软件的选型和实施工作,在面临这个他不太熟悉但又非常重要的决策的时候,他应该如何思考?以下是我整理和总结的选择财务软件的思考点和注意事项,供大家参考:
1.了解行业特点
不同的行业, 其财务帐务处理方式是有差异的。如服务业、制造业与金融行业这三大行业, 其财务处理方式就有很大的不同。集团的财务管理, 上市公司的财务处理, 物流行业的财务处理, 以及单个企业的财务管理模式, 都有自己的一套财务管理方法。

这些不同之处的根源是由业务模式的不同带来的,其对财务处理方式的主要影响在:收入确认与核算,是否需要处理订单,还是从产品服务直接确认收入;是否需要生产成本和存货管理;是否需要管理客户及应收账款,是否需要管理供应商及应付账款;是否需要对所属单位进行绩效考核与费用控制,如设置成本中心、利润中心。

成熟的软件有分行业的版本,如餐饮酒店行业、批发零售业、制造业。如有一家连锁店, 在全国各地均有店面。希望能够对店内的会员信息进行全方位管理, 并能够对各个连锁店的商品价格进行统一控制,像这类企业就要使用专业的连锁店软件。

2.做好企业需求分析
驱动企业购买或更新软件的,一定是需求,做好需求分析,至关重要。做需求分析时,要考虑以下问题:

企业为什么要上软件,要解决什么重点问题?所选软件要能解决企业的主要问题
企业目前所处的行业有什么特点?主要的业务模式是什么?软件应该与企业的行业特点与业务模式相适应
企业的规模有多大,人数有多少?发展速度有多快?软件的能力应该支撑企业的规模与发展
企业未来3-5年有什么大的发展计划,需要什么样的系统做支撑?软件不是只为眼前运营服务的,要着眼于未来发展
企业目前的主要业务流程有哪些?有哪些现有的软件系统来支持这些流程?软件要与业务流程相契合配套

要确定买软件是为了财务核算方便、进销存管理,还是优化内部控制、规范企业管理等,才能有指向性的选择某类财务软件。并且企业的规模影响企业财务管理的操作流程和人员配备,不同的财务软件对会计及其他部门操作人员的专业要求也不一样,一个不断发展壮大的企业,必须考虑以后的发展需求,例如单机版、网络版的选择以及站点数的选择都很重要。

3.选择功能模块
选择财务软件时,不是功能越全越好。软件功能多,操作就复杂,对于操作人员的计算机水平和专业知识也就要求越多;而且功能过多影响系统的运行速度、稳定性,并且,通常情况下,功能越多,价格也就越高。企业在软件选型时只需要考虑2-3年以内的情况。现在的管理软件基本都具备二次开发能力,以后根据需要再开发。

财务软件在财务会计处理方面的功能要齐备,至少满足财务处理的需求。第一,具备强大的期末处理功能,例如支持自动转账、结转损益、反结账等。第二,能自动生成各种帐表,这是财务软件的重要功能,也是财务软件不同于手工账的最大优势之一。第三,数据查询、导出、打印便捷。能够把数据完整的打印出来,还能针对不同用户进行权限设置。第四,具备功能自定义。自定义功能也是财务管理软件选型的考核指标之一,要考虑该软件是否包含功能;如果包含,该自定义能否满足企业自身要求。第五,表格支持功能齐备。很多财务表格都是用Excel来制作的,可导入到财务软件中,如果财务软件不支持此功能,将会给财务人员带来很多麻烦。

4.重视服务与数据安全
财务数据如果发生泄露,后果严重,一般企业的财务软件要有人维护,完善数据安全(例如授权访问/下载/存储)与数据库备份。尽量不要选用免费的财务软件,以免数据安全与维护工作得不到及时支持。还要关注未来用户的登录地点,有可能是分公司在异地,有可能是员工在家里,如果通过设置用户权限保证系统与数据安全。

软件在使用过程中难免会遇到问题,及时的在线服务能帮助会计人员快速处理问题,解决账务难题,提升工作效率。

5.测算性价比
适合的就是最好的,而不是最贵的或是功能最全的。考核性价比的出发点是看所获利益与所付成本。这里要澄清一个错误的认知,即软件成本是什么?很多人简单地认为成本就是购买时一次性支付价格。这样的认知造成了很多中小企业在财务软件选型时,容易把眼睛盯在购买价格上,而犯错误。如果把成本扩展到是软件生命周期的使用成本,这个问题就清晰了,决策也就更明智了。软件的整个生命周期成本包括:软件实施成本,人员培训成本,软件维护和升级成本、技术支持成本,二次开发成本,甚至是因软件功能缺失不配套给企业带来的损失。

有些企业可能因为软件价格因素,而选择了一款并不适合自己的软件,等到后来发现某些功能不适合或用不着,就必须要重新购买,损失反而更大。如果仅是一家小型公司、办事处或中介机构,业务上不需要复杂的成本核算、无大量存货,销售业务也不多,选择超前且价高的软件则等于是浪费投资。


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