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你真的会问问题吗?

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发表于 2018-5-18 07:31:58 |显示全部楼层 | 阅读模式

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学会提问是一门技术也是一门艺术,问对了问题,事情解决起来就会很容易,如果问错了问题,就有可能南辕北辙,越走越远。

就如前二天一个财务朋友问了我这样一个问题,让我更是深深的体会到了问对问题的重要性,不然真的就要掉入坑中却完全不知晓。

心转我现在遇到个问题,是采购申请购买物品嫌慢,因为要申请财务付款还要签合同走流程嫌慢。他们找了个XX的平台,他们是接入的JD,可以在这个平台采购,这个平台提供30+15的账期,然后通过XX平台给我们开发票。

商品由JD商家负责送货,XX平台每年收取平台费用9980元,再收取购买物品金额的1%作为服务费,采购感觉挺不错的,问我们意见?

这平台收取费用消费额度的1%,还有每年收取的平台使用费9980.以前采购自己采买物品也是通过JD平台的企业购的,只不过是没有账期是下单付款的。

还有采购嫌自己每次都要自己算扣减预算,很慢。因为公司里有好多分公司,大连,沈阳,东营,什么的说是印名片的话每个公司印2盒,供应商不会挨个公司给开,只会开个总的,我说你可以采取价值大的集中采购,价值小的当地采购就可以了。一盒名片20多块钱,你印完怎么给,快递过去,这费用也差不多少了。采购主管说是这是我们采购内部的事情,你就不用管了。

第一眼看到这个问题时我想到的就是去评估,不管采购说这个怎么好,自己关上门来先算下账再说。
1.去统计下之前一年或半年的采购量有多少,金额是多少?做到心中有数。
2.通过这个平台购买是增加了成本还是减少了成本,增加了多少成本,是否在公司可承受范围内?
3.公司采购商品的频率是多少,或说是采购周期,之所以问到这个,是因为通过这个平台采购,即使全年没有采购或很少采购,平台使用费是一毛钱不少,需要照常支付的。同时采购得越多,对这个平台越有利,因为有按采购额的1%计算佣金,对于这个平台来说是保赚不赔的。
4.通过这个平台采购,有一个好处是可以延长货款支付时间,这个对公司来说相当于是一笔免息的短期贷款,至于这样做是否划算还是要回到第2和第3点上来,去计算了才知道。

想到这里时我觉得想得还蛮全面的了,但细想下发现我是掉下一个坑里了,今天采购会弄出这个分贝通平台,明天就有可能有生产部,研发部,销售部等部门群起而仿之,以财务的办事效率太差影响本部门的正常运转,要求增加XX条件或平台来操作,那这样财务不就成了一个摆设,取款连审核的流程都省去了。

于是我又反过头来去看朋友发的这段话,试图去找到一些更核心的东西,发现采购之所以这么做,原因在于他们认为现有的流程太慢,并且对财务这块是相当的不满,严重制约了他们的正常工作运转,为了提高效率想出了这么一招。

同时从描述中也看得出,这个公司的财务部是很弱势的,连说NO的权力都基本上没有了,像上面的提到的这个平台使用,采购主管的回答是“这是我们采购内部的事情,你就不用管了。”,这个事情是采购部门内部的事情,但是涉及到款项支付财务就要去把好关了,财务做的是自己的份内事。

当我们把焦点放在对方使用什么平台,是否合理,是否存在一些舞弊等因素时,我们解决问题的方向就有可能错了,因为这个是由于财务这块的流程制约了,他们才想出这招,所以解决问题的核心不在于去评估这个平台的好不好,而是在去思考,财务现有的流程是不是真的像采购所说的那样,如果是那就要想办法改善,而不是让别人指着鼻子说。

对此我的观点是先去了解下现有的流程是如何,因为这个朋友刚进公司不久,对公司内部运作还不太熟,所以需要先去了解这个情况。

二是去想下现有的流程是否可以改善,比如上面采购反映的这种问题,是不是一定要通过合同,系统下单等方式,可否有一些简便的方法。

针对不同的物品采购应采用不同的策略,而不是完全采用一种方式,那样确实是会严重影响到采购的办事效率。

像我以前的公司对于零星用品采购这块也是经过多次的改善,一开始是通过一个零星用品采购系统采购,这个系统不用去维护商品单价,只需更新商品名称即可。

后面这个系统不能使用了,便合并到ERP系统中来,但ERP系统中使用起来就没那么方便了,因为要想在里面采购就需要经过复杂的流程,而对于这些零星用品,采购的地点不同价格也会有所差异,为此了给采购人员增加了很多不必要的麻烦。

就比如说买瓶康师傅饮料,超市是买2.5元/瓶,便利店就是3元/瓶,在系统中维护的是2.5元/瓶,后面因为急用,便在便利店买了,但便利店的资料在系统中是没有的,这时又需要重新维护,增加供应商和价格。

明明一个很简单的事情弄得这么复杂,采购人员会有情绪是必然的。所以我刚才就说道针对不同的东西要采用不同的方法和流程,而不是一刀切。

一刀切是容易,但带来的麻烦是巨大的,而要想把这个问题解决好,我的观点就是去问对问题,遇到事情时先不要想着去解决它,而是想着这个问题发生的源头在哪里,我能否从源头上切入,这样后续的问题就不再是问题,有时可能不用去解决就已经解决了。

像朋友提到的这个问题,假如把流程给简化了,同时财务这块也针对这类的采购去采取特别措施,即使不用这个平台,也一样可以更有效的解决采购的需求了。

这让我想到了之前看过的《你的灯亮着吗?》,上面就写到了为了解决电梯人太多的问题,房东,物业,写字楼的员工等想了很多办法,如错时上下班,增加镜子,增加涂鸦板等但都无济于事,因为真正的问题并没有解决--电梯太少人太多,后面是在隔壁商场搭建天桥,吸引一部分人员通过天桥去写字楼,这才真正的把问题给解决了,同时这个措施也给商场带来了大量的人流量,可谓一举多得,多方赢利。

财务经理人网    课程顾问   梁礼江

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发表于 2018-5-18 08:25:31 |显示全部楼层
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现在的企业需要柔性财务管理。今天早上看到一个老师说专业工作者往往是傲慢的,会用专业把自己给保户起来,躲在一个狭小的专业领域里,没有走到“顾客”的工作场景进行对话。我们财务大多属于这一类
木  易
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发表于 2018-5-18 14:09:14 |显示全部楼层
杨俊霞 发表于 2018-5-18 08:25
现在的企业需要柔性财务管理。今天早上看到一个老师说专业工作者往往是傲慢的,会用专业把自己给保户起来, ...

装在套子里的人,装得越深,离OVER就不远了
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发表于 2018-5-19 08:17:05 |显示全部楼层
杨俊霞 发表于 2018-5-18 08:25
现在的企业需要柔性财务管理。今天早上看到一个老师说专业工作者往往是傲慢的,会用专业把自己给保户起来, ...

今天在看《智能时代财务管理》一书中就谈到了刚性管理和柔性管理,谢谢分享。
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发表于 2018-5-19 08:47:48 |显示全部楼层
你的帖子也让我们有了许多思考
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发表于 2018-5-19 09:30:41 |显示全部楼层
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杨俊霞 发表于 2018-5-19 08:47
你的帖子也让我们有了许多思考

以后多写一些,呵,像你说的“读书活动只是一个开始,真正把知识学习-消化吸收-行动转化-复检总结这个循环上的每一个点做好并形成闭环转化为能力才是这次读书活动的真正用意所在。”
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