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[读书笔记] 时间不够用?GTD搞定系统助你成为效率达人

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发表于 2018-3-23 13:54:47 |显示全部楼层 | 阅读模式

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《搞定Ⅰ:无压工作的艺术》作者是戴维 · 艾伦。这本书系统阐述了 GTD 时间管理的方法论,指导职场人士从规划和执行工作中的泥潭中走出来,并通向高效、轻松、从容的彼岸。

当今社会,很多职场人士多少都有过这样的体验:工作压力重重,很多事情堆在一起理不清头绪,对不同类型的工作任务很难高效地进行时间分配。在这本书中,作者给出了高效规划和执行工作的方法,有助于我们更轻松、无压力的工作。下面为你解读书中的精髓。

1、什么是GTD
GTD是英文Getting Things Done的缩写,直接翻译过来就是“把事情做完”的意思,也可以直接翻译成“搞定”。

它的核心原则是,建立一套完善的记录和行为模式,把原本储存在人们头脑中的各种任务转移出来,交给这个模式来记录和承担。通过这样的方式,我们的脑子里就不用再塞满那些各式各样需要完成的事情,可以将自己的精力集中于正在做的事情,从而达到消灭压力、高效工作的目的。

2、GTD方法的三个目的


  • 收集所有需要处理或者对你有用的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的,小的,不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条例分明的、可靠的系统中;

  • 指导自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策;

  • 管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。


任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你。

3、对行动的横向管理和纵向管理


横向控制是把你所涉及的所有行动都管理起来,保证毫无遗漏地加以执行。你需要配备一个完善的系统来辅助你记录这些事物,并在需要时及时给出必要的提示,从而确保你能够轻松、快速地将注意力从一件事情转移到另一件上。

纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调,并跟踪其进展情况。从广义上讲,这就是“项目规划”,它的焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上,勾勒出执行过程中的一切(至少对目前来说)必要想法、细节、重要环节,以及事情的先后次序。

最重要的技巧:把一切事务赶出大脑。

4、横向管理分为五个步骤


横向管理分为五个步骤:收集、处理、整理、检查、行动。

1.收集阶段:填充工作篮

要了解需要收集哪些信息,以及如何富有成效地完成这一工作,这一点非常重要。因为只有这样,你才能够开始恰如其分地推进加工处理的过程。为了把你的大脑从那些层次较低的、希望抓住一切的意识中解放出来,你必须认识到,所谓的“真正地抓住了所有的事情”,事实上,它们只代表着那些你必须处理的事情。而在将来的某个时间,你还将处理和回顾这些事情。

  • 百分之百地捕获一切“未尽事宜”

把你所有没有完成的事情100%的搜集完整。请注意:是100%,而不是99%!如果你希望你真的过上没有压力的生活,希望你的头脑不是经常用来搜索还有哪些事情没有完成,希望你的管理体系是确实可靠不会疏忽任何东西的,那么你需要把你的stuff搜集完整。

  • 收集工具

可以是一张纸、手机清单类APP、电脑记事本等,起到清空大脑“内存”的作用,有助于我们集中精力解决最重要的事情。把这些事都写出来,我们就能做到“心静如水”,站在一个全新的高度审视工作和生活。

2.处理阶段:清空工作篮

比如,你的文件筐里面需要签字的文件,你的电脑上的N次贴,你的邮箱里面需要回复的邮件等等,甚至包括你需要去买的杂志。接下来你需要对你所有搜集出来的东西进行处理,某些事情是你需要采取行动的,比如买杂志,同时你需要决定这个事情你是自己做最好,还是交给别人来做比较好。某些事情你是不需要行动的,那你就可以直接把他们划掉。

3.整理阶段:建立好清单

整理阶段是对处理的结果进行细化,对需要采取行动的需要分为几个类别,所有可以在两分钟之内处理完毕的就马上动手去做。如果两分钟之内不能处理完毕,就把他在事务清单中写下来。

4.检查阶段:回过头看看

回顾是经常被忽略但是却异常重要的环节,如果你要保持你的管理体系是始终有效的,你需要经常回顾他,把以完成的任务删除,并加入新的任务和事务。

5.行动阶段:选最佳方案

搜集整理了半天,没有最后一步行动永远是白搭,GTD对你在某一时刻下到底先做哪些事情提出了四条标准:

1. “情境”:根据你所处的特定场景和地点,来决定做什么。
2.“有多少时间”:如果时间很充裕,那么可以执行有点复杂的行动;如果时间很少,就挑一些简单好做的事情来做。
3.“有多少精力”:干劲十足时,可以选择一些高难度的行动来执行,如果昏昏欲睡,还是选择一些轻松的行动来执行比较有意义。
4.“重要性":我们需要知道哪些事情需要做,哪些事情可以稍后做,哪些事情应该立刻做。

5、纵向管理项目的5个阶段


在大多数情况下和大部分时间里,你仅仅需要“横向”管理。然而,有时为了更严格地控制某一个项目、找出解决方案或者确保行动方案切实可行,你需要将精力聚焦在某个项目上,这就是我们所说的“纵向”管理。

在面对任何一项任务的时候,都要经过5个步骤:
1. 定义目标和原则
2. 展望结果
3. 头脑风暴/集思广益
4. 组织整理
5. 明确下一步的行动方案

一般来说,一些事件总是沉重地压在你的心头,是因为没有恰如其分地界定这些工作的预期效果、下一步的具体行动,或是由于你没有把相关的提示信息安置在一个能够随时查阅的可靠系统中。事实上,许多项目,仅仅需要我们开列出一个清单,概括出预期的效果以及各阶段的行动步骤,就足以解放我们的大脑了。

最后总结一下:本书首先从减压开始,为你介绍了GTD的目的与用途,以及它的适用人群。随后,带你亲身体验GTD的五大步骤,通过科学方法实现自我管理和时间管理。从而实现轻松愉快的无压力工作与生活。

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