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让血液重新循环起来(加快企业资金周转—应收帐款篇)

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发表于 2018-3-22 08:28:04 |显示全部楼层 | 阅读模式

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让血液重新循环起来
加快企业资金周转—应收帐款篇
加快企业资金周转是老生常谈的话题了。之所以拿出来发贴是因为这项工作将做为我们财务部18年重点工作推动去做,同时也是整理下思路,便于回头来进行复盘。18年将围绕三个方面来重点开展工作。

18年工作方向

18年工作方向
每个主题下都有许多专项和需要展开的工作。
其中第二项:提效率(扩-资金周转及经营支持)方向要开展的重要工作

图片2.png
去年公司快速扩张负债率高达40%,超出了我们历史水平,资金一度吃紧,欠款一度升高、库存逐步增加、预付比例增加、费用支出日渐增大、、、、、我坐不住了,无论公司如何考虑,我决定今年要行动起来。
开场白有些长了,回归主题,今天的话题重点围绕资金周转中应收帐款周转天数来谈
一、应收帐款管理的复杂性(你所不知道的)
(一)公司经营过程中应收循环背景
1、做小B端整体供应,3000多家客户,销售规模3个亿,销售按两类划分,一类按区域划分至各业务经理管理范围,另一类按产品经理负责产品品项划分。付款方式有:正常预付款、包装订金预付、现场收货后付款司机带回、帐期赊销
2、欠款形成及结束流程
(1)客户报货-商务开单-采购审核价格(低于最低限价)-财务审核帐期(超期超额)-物流汇总单据制作大车单-库管备货-司机装车验货配送-客户收货付款(客户收货后赊销的由司机发送短信给业务经理,业务经理同意后欠款)-司机回程交款-财务核对单据及钱款-系统冲款(欠款的事先打款至公司,业务认款,财务冲款)  看似很正常的贸易工作流程 (部门之间的衔接)
(2)欠款类型:真实客户赊销未回的、价格开错或客情需调帐未调挂帐的、客户退货物流与业务认定不清未处理的、司机送货在途未回交款的、内部试样未调帐的、采购与业务责任界定不清需赔付的。
二、应收帐款引发的工作痛点和整治风波
(一)应收帐款工作痛点
1、业务
(1)无系统权限,所有客户欠款金额和明细要借助财务出具欠款明细和对帐单;
(2)区分不清哪些是真实的客户欠款哪些是内部流程导致的退货未处理;
(3)所有欠款全部挂分管区域业务经理头上,有些超出自己能力范围导致长期处理不了,影响业务经理的考核指标;
(4)因涉及退货客户不清楚出现欠款负数,财务导数据选取某个时间段,会出现当时欠款表没有,事后又出现(漏单);
(5)物流司机代收货款出现客户未当场付款的未经业务经理同意,司机擅自作主产生欠款,业务不清楚;
(6)花费在客户欠款真实原因追查了解上时间太多;
(7)因客户太多,财务不直接参与对接,由业务经理按财务出具的欠款明细与客户对帐,且客户欠款回款到公司帐上后无法对应是谁的款项,需要业务查款认款,财务才可冲销,业务在财务和客户之间沟通对接项较多。
2、物流
(1)司机配送后有些客户不当场付款需要打电话或发短信让业务经理同意,业务经理短信未发送,司机等待时间太长,导致有些货物无法按承诺时间送到;
(2)司机回程至财务交款时未收到业务经理同意欠款的短信,导致司机无法正常交款;
(3)司机送货中遇退货带回的库管验收不合格,需与库管和业务反复沟通导致系统退货挂帐无法处理。
3、财务
(1)出具欠款表要考虑多方需求,数据量太大,导致往来岗人员每天为出表而出,发现不了其中的问题;
(2)物流出纳因司机回程交款时间集中,收款时把关业务欠款短信和客户打的欠条时为当面查看,未保证同意短信证据,导致业务与物流出现纠纷时无法验证;
(3)业务认款不及时导致财务帐面有大量到款但不知道是谁的,同时欠款挂帐;
(4)遇因退货导致的欠款业务不清原因而责怪财务欠款表不准确;
(5)欠款处理缓慢,只有在15号和30号影响考核期的时候业务才集中认款和清理欠款;
(6)业务对非帐期客户同意发货把关不严,导致违规超期欠款客户过多
(7)业务离职时交接不清晰导致后续接手人员对之前欠款不清晰,迟迟未做处理出现呆死帐。
(二)工作状态
1、财务部门单方面推动欠款处理太难,超90天欠款太多;
2、各部门之间互相指责踢皮球和抱怨,但不解决实质问题;
3、业务违规欠款越来越多,到年终旺季备货时资金周转严重受影响;
4、业务人员因接受欠款后之前遗留无法处理,而考核时指标会受影响而离职;
5、财务人员大部分不愿意做往来岗位,工作量太大,工作效果不明显。
未完待续

木  易
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发表于 2018-3-25 10:52:55 |显示全部楼层
如何写财务制度?        2020.08.04 (周二)
写的不错啊,税务风险管理目前也是我手头上重点要抓的工作啊.我是由之前的抗拒税务到重新认识税务,到现在的要征服税务管理这块,心态的转变.
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发表于 2018-3-26 14:13:00 |显示全部楼层
是的,我前两天刚参加了“节税方略”的培训,感触良多。大势所趋,得有所行动
木  易
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发表于 2018-3-27 17:38:04 |显示全部楼层
应收篇接上
三、整治风波
(一)第一阶段:自曝家丑
1、将系统中自上线后所有欠款明细全部拉出来,逐条落实责任人和原因,原来藏污纳垢、长期遗留的问题全跳出来了;(捅了马蜂窝)
2、业务原来负责区域已经没有欠款的又出现了欠款,甚至有些已经坏帐,业务人员已更迭,出现大量投诉甚至坏帐要求财务承担损失(轩然大波)
3、财务往来人员不能接受,认为我也是受害者,公司历来如此,我天天跟进天天没人重视,为什么我们要担责(委屈)
4、管理层对财务数据产生质疑,为什么欠款表会出现漏单,还有多少问题?(不信任)
5、从来没有被这样误解和质疑过,这次在公司影响很大,公信力下降,以后如何处理(第一个砸窗户的人出现了,以后会不会有更多的人砸窗户)
(二)第二阶段:内部监督
1、不能再坐以待毙了,我们要自己先行动起来。(醒悟)
2、开碰头会梳理产生这些现象的背后本质,后来发现所有这些结果是需要各部门全部联动起来才能真正解决问题(找症结)
3、有些问题已经超出了我们的职责范围,那就先把自己工作做好,在对外沟通时避免让别人质疑(自检)
4、财务的问题在于物流终端岗位在司机交款和查款时如果工作质量不高,那往来岗出具的数据质量就不高,面对别人质疑时无从应答,但物流终端岗位的工作量和特殊性导致了很难做到百分之百。经过讨论沟通,让总部资金岗位增加对物流终端岗位的监督审核工作,每天反馈,在关键时点上内部先实现自我检查再对外发放报表,同时要保证时效性(职责调整、流程优化)
(三)第三阶段:共同面对
1、财务内部的问题解决了,但其他部门的矛盾还没解决。物流和业务互相推责还在继续,财务成了断案先生(治标不治本)
2、发邮件告诉总经理现状,提请召开沟通会议(上行沟通)
3、梳理所有欠款业务产生的类型并归类明确责任部门和挂帐原则,明确欠款挂帐部门除了业务,物流也是责任部门,共同处理解决问题(全员参与)
4、高估了其他部门的执行力,说得好好的到实际执行时就变了样,都是一大堆特殊情况,公司没有举措,不能影响整体业绩(缺乏约束力)
(四)第四阶段:决策干预
1、再次发邮件给老板,说明资金现状和希望改善方案(再次沟通)
2、老板很震惊,怎么会演化成这个样子,开始把业务一个个叫过来过欠款,让说明为什么会产生此笔欠款,有无违规,如何处理(老板怒了)
3、老板让17年之前的所有欠款财务根据业务承诺一条条记录汇总并交给总经理跟进,对时间较久无法说明原因的公司承担调帐,但下不为例(遗留处理)
4、18年开始所有月结客户全部审核一遍后才予以审批,任何人不允许审批帐期,除此之外不允许欠款,但公司开单、收款、交款流程特殊性导致不会一天不欠,要求业务挂帐最长不超7天,每月回款率指标100%,业务工作不仅是销售还要把款收回才是完全的销售(重新定规矩)
5、这一招很管用,财务的欠款表分两部分,一部分是以前年度要跟踪的,跟踪人为总经理,另一部分为新欠款超7天的,每天发送,业务经理异常关注,因为超7天就到老板那里去了,他们害怕被问“为什么”(开始清晰)
6、所有部门因未履行责任导致的欠款都会被如实反映出来,都要限期解决,没法再浑水摸鱼(各部门自觉联动)
四、初见成效
(一)各部门工作现状
1、业务查款更及时,不然超7天会被曝光
2、物流处理退货更及时,不然会被上榜扣款
3、部门内部开单调帐更及时,不然会被显示
4、财务往来岗出欠款表的工作量少了,能与客户直接对帐和回访了
5、业务代收客户款项财务回访过程中发现并上报公司处理
6、各部门不互相抱怨了,都在互相查找原因并处理
7、财务部门通过这个事件给了好多人信心,更有信心去做应付往来及其他工作的推动了
(二)资金周转现状
1、原有回款率86%左右,现在回款率99%
2、原来每月欠款500万,现在欠款200万
五、总结
1、任何工作的推动、顽疾的清理都要做好打硬仗的准备(进一步是一番新天地,退一步只能画在为牢)
2、打铁还需自身硬,先从自身做起
3、学会管理老板和上级,调动最大资源
4、遇多种问题矛盾突出的时候找准关键点



木  易
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发表于 2018-5-30 23:52:50 |显示全部楼层
不错的实践案例,很多财务经理及相关人员总是在抱怨财务地位地下,说话不够分量,老板不够重视等等,每个公司都有自己发展遗留下来的问题,我们应该学会发现典型问题或者老板头疼关注的问题,调动资源详细调查,协调好团队仔细分析,找出问题的痛点或根源,并制定详细的解决问题的思路并加以实施,让原来的问题显著降低或者有明显改善,后面再逐步优化,这样财务的价值就体现出来了,地位也就高了,说话也有分量了,待遇也就上来了。。。
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发表于 2018-5-31 08:30:29 |显示全部楼层
如何写财务制度?        2020.08.04 (周二)
jasonsam 发表于 2018-5-30 23:52
不错的实践案例,很多财务经理及相关人员总是在抱怨财务地位地下,说话不够分量,老板不够重视等等,每个公 ...

每次解决问题的过程都是自我总结和归纳提升的过程。我们既要会仰望星空也要会脚踏实地,真正站在我们的客户角度来思考解决问题,客户的问题解决了客户就会愿意为我们支付更高的酬劳,我们的问题也就解决了
木  易
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发表于 2018-5-31 20:11:30 |显示全部楼层
不错,学习中
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发表于 2018-6-4 13:00:22 |显示全部楼层
不错。楼主很有实践经验!
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发表于 2018-10-28 22:38:10 |显示全部楼层
想问一下楼主的思维导图怎么制作的,网上模板还是自己画的?
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发表于 2019-1-20 22:24:47 来自手机 |显示全部楼层
学习!!!
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