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[其他] 财务部如何确认接收各部门单据?

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发表于 2018-1-12 15:07:16 |显示全部楼层 | 阅读模式

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各位老师好:
     本人在实际工作中遇到了一个问题,年底结账的时候发现某一个同事有借款,但是没有发票回来报销。于是财务人员找到这个同事要求他及时提供发票报销平账。但是此人一口咬定已经给了财务,是财务弄丢了。财务说这种事情不可能出现,是该同事根本没有交到财务。目前财务和这个同事各执一词都说自己无责任。对于这样的问题该如何更好的解决?目前我想到的办法就是财务部放一个记录本和一个收取资料篮子,每个人来交给财务的单据都在记录本上记录好日期、所交单据名称及号码、金额并签好自己的名字。财务负责当日检查记录单并核对所交的资料是否和记录单一致,如果不一致当天就要找来当事人当天确认,当天不确认的由财务部负责。当天确认确实没有的由所交资料人负责,并在资料交接区有监控摄像头进行辅助确认。不知道这样做好不好,或者各位老师有更简便的方式来解决这个问题,谢谢大家.

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生肖之狗年勋章

发表于 2018-1-15 08:38:49 |显示全部楼层
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这个问题很好,我们也会出现同样的事情,之前我在大学里时是每张报销单通过网上预约生成条形码,财务处接受时,直接扫描二维码,可以系统里直接查询到这张报销单的状态,但是在其他公司,要开发这个系统,还是要很大一笔投入的,每次都登记,其实也没那么容易做到,想看下大家有什么办法
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QQ
发表于 2018-1-15 22:10:55 |显示全部楼层
原则上来讲不需要这样复杂的责任界定措施,你只要借款走借款流程,报销走报销流程,一借一销,证据对应,手续齐全,哪儿来的归还发票流程?

楼主所提到的解决方案无形中增加了财务的工作量、员工的工作量,公司的成本,而最终也不一定解决扯皮的事儿

类似的这种事儿都是偶尔发生,杜绝不了,产生的损失不大,主要是责任问题,一般不必兴师动众的为界定责任而将办事流程复杂化,还是要顾及成本效益原则,睁一只眼闭一只眼的办法倒是可取的,不必为制止个别人可能发生的不良行为让整个公司付出代价,那是会计思维,不符合财务理念。

点评

老师的高层和格局就是不一样啊  发表于 2018-1-16 13:42
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生肖之狗年勋章

发表于 2018-1-16 16:17:54 |显示全部楼层
武老师说的很对,该把精力放在重要的地方,不过财务保留原始票据是最基本的职业素养,有时到年底乱的时候确实会出现这种情况,尤其像我们高校年底报销的时候,票据真的是要拿蛇皮袋装的,如果找不到原始票据,再去联系对方经办人补,确实会给别人造成不好印象,还是一句话,做会计的要小心再小心呀
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发表于 2018-1-16 17:35:22 |显示全部楼层
就像eleven老师说的,要跳出财务,解决问题,借款/预付款走借款流程,报销走报销流程,报销表单中可以关联借款/预付款予以冲减,
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发表于 2018-1-16 20:42:09 |显示全部楼层
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借款的话好办呀,没有单据回来报销,借款就一直挂着呀,不存在什么发票给不给的问题。
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生肖之狗年勋章

发表于 2018-1-17 09:42:43 |显示全部楼层
FD2向日葵 发表于 2018-1-16 20:42
借款的话好办呀,没有单据回来报销,借款就一直挂着呀,不存在什么发票给不给的问题。

有些人会说已经拿发票报销了,最后财务那边账还挂着,所以我们现在每月借款通过做个表提醒别人,这样如果发现不一致的情况,就可以尽早发现
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发表于 2018-2-11 14:22:32 |显示全部楼层
我还是不明白为什么会出现这种情况。
借款的时候走借款申请,填申请单,申请人签字,部门负责人签字,财务负责人签字,经理签字等,出纳给款
报销的时候填报销单,相应的票据要么粘贴在后面要么粘贴到粘贴单附件上去,还是那些人审核票据无误后签字,出纳报销
如果是流程没走对,那只需要规范流程就好了,不用搞那么麻烦。
我公司一般不会马上给报销,一周报一批,报之前会做表截图给报销人确认,对方说没问题我这边才会完成报销。
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发表于 2018-2-18 12:43:39 来自手机 |显示全部楼层
员工交发票来报销时,开一张收据给Ta,不就OK了吗?你说交过发票了,拿收据出来啊!
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发表于 2018-3-20 15:41:40 |显示全部楼层
文的天空 发表于 2018-2-18 12:43
员工交发票来报销时,开一张收据给Ta,不就OK了吗?你说交过发票了,拿收据出来啊!

没错,拿发票报销时开一张收据,可防止扯不清

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这也是增加工作量的举措,还是借款和报销流程独立分开更好。  发表于 2018-3-29 23:56
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