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如何运用excel与word办公软件群发工资条

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发表于 2014-7-22 17:06:15 |显示全部楼层 | 阅读模式

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本帖最后由 fanny308 于 2014-7-24 21:23 编辑

       没有OA的小企业的,每次发工资条都会遇到各种囧事。也是个耗费人力的活。为了让发工资条不成为相关人员的负担。特意到网上搜索了办公软件群发工资条的办法,经过成功的实践经验,现整理文档,以备遗忘。
    第一步:
      运excel表格建立工资条模版。
      将员工的工资条的相关信息录入进表格内。
      说明:第一行是列表名称,第二行是对应列表的相关内容,表格内不要做表头之类的多余的东西
                相关容依据各公司的工资模版不同自行修改
                所有金额修改格式为“货币”,小数点可根据实际需要保留位数
                员工信息审核无误后,特别是邮箱地址信息,一定要确保无误。不然发到别的员工那里,后果你懂得。。。。。

     第二步:
        运word建立邮件模版。格式和排版根据各公司的规定或要求自行设计。我的模版如下:
         你好!
         20146工资明细如下,请注意查收并核对。如果您在工资方面有任何疑问,请到财务部咨询。
  
编号
  
姓名
职位
基本工资
岗位工资
餐补
应得工资
社保扣除
代扣
  
公积金
个税
实发工资












                                                  财务部
                                                   

          第三步:
          工资条邮件模版建立好后,先设置好outlook。前两个文件做好保存,不要忘记了。万一有意外,就得又从第一步开始了。。。
          我用的是outlook 2007,上面的软件版本都是2007,在此特别说明一下。
          找到电脑里的outlook,打开后,找到“工具”菜单
           选择“账户设置”
       点击“新建”进入下一步:
       选中“Microsoft Exchange、3、IMAP或HTTP”
       点“下一步”
       在“添加新电子邮件账户”将你的电子邮件信息填写到相应的区域内,然后选择“手动配置服务器设置或其他服务器类型”,点“下一步”
       选择“Internet 电子邮件”,点“下一步”
       “接收邮件服务器”“发送邮件服务器”可百度搜索答案。以腾讯企业邮箱为例:接收邮件服务器为:
pop.exmail.qq.com  发送邮件服务器为:smtp.exmail.qq.com  
      “登录信息”中的“用户名”填写具体的邮件地址,
       点“测试账户设置”
       设置成功!加油。。。。
       点关闭,回到原来的对话框,点击“其他设置
       进入“发送服务器”,在“我的发送服务器(SMTP)要求验证”打勾。如上面所示。点确定,返回原对话框,点击“下一步”
       看到此对话框,说明你的outlook设置顺利完成。。可以进行下一步骤了。
       第四步:
            打开第二步制作好的word邮件模版。
            选择”邮件”菜单,“开始邮件合并”图标下的”电子邮件”
            然后再选择“选择收件人”图标下的“使用现有列表”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到你第二步建的excel文件,在“编辑收件人列表”弹出的对话框中选择有工资条的“表”,
             注意:勾选你需要发送工资条的人。默认全选。然后确定。.
              接下来,在原来的word文档中的空白格中,依次对应选择“插入合并域” 选项里的项目。
              结果如下:
  
编号
  
姓名
职位
基本工资
岗位工资
餐补
应得工资
社保扣除
代扣
  
公积金
个税
实发工资
《编号》
《姓名》
《职位》
《基本工资》
《岗位工资》
《餐补》
《应得工资》
《社保扣除》
《代扣
  
公积金》
《个税》
《实发工资》

             最后,在发送之前,一定要先”预览结果“,如果预览结果没有问题,就可以点击”完成并合并“图标下的“发送电子邮件”

              建议:正式发送邮件之前,可以先测试。可以发一些一样测试的数据给同事,然后告诉同事,是测试,如果有问题,还可以调整。如果直接把工资条发给他们。万一有问题,那个后果你了解的。。


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发表于 2014-7-22 17:06:41 |显示全部楼层
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文字里面的图片,发不出来。。。

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图片需要在发布或重新编辑时,上传才能显示出来  详情 回复 发表于 2014-7-22 17:13
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发表于 2014-7-22 17:13:55 |显示全部楼层
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fanny308 发表于 2014-7-22 17:06
文字里面的图片,发不出来。。。


图片需要在发布或重新编辑时,上传才能显示出来

点那个上部写着图片两个字的小图标,即可上传图片,再点击上传上去的图片,就能加入到内容中

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我现在好像还上传不了图片。不知道为什么  详情 回复 发表于 2014-7-24 20:34
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发表于 2014-7-23 11:57:29 |显示全部楼层
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又见邮件合并
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发表于 2014-7-24 16:49:14 |显示全部楼层
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先收了  备用   虽然我们有OA
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发表于 2014-7-24 20:34:53 |显示全部楼层
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arvin 发表于 2014-7-22 17:13
图片需要在发布或重新编辑时,上传才能显示出来

点那个上部写着图片两个字的小图标,即可上传图片, ...

我现在好像还上传不了图片。不知道为什么
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生肖之狗年勋章

发表于 2015-7-28 16:47:13 |显示全部楼层
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好资料,谢谢分享!
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